Startseite > Leistungen > Reisekosten
Reisekosten
Grundsätzliches
Steuerfreiheit tritt nur bei Reisekosten oder doppelter Haushaltsführung ein. Sind Auslösungen steuerfrei, so sind sie auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Die unterschiedlichen Reisekostenarten (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) werden unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.
Reisekosten
Reisekosten sind:
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten.
Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird (frühere Dienstreise). Das ist bei befristeten Abordnungen, nicht jedoch bei Versetzungen der Fall. Wenn der Mitarbeiter nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten (frühere Einsatzwechseltätigkeit) oder auf einem Fahrzeug (frühere Fahrtätigkeit) tätig wird, liegt ebenfalls eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor.
Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers (es muss sich nicht um eine Einrichtung des Arbeitgebers handeln). Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Unerheblich sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Durch die Länge eines Auswärtseinsatzes (ab drei Monaten) kann keine regelmäßige Arbeitsstätte mehr begründet werden. Wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr mindestens an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird, ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen.
Die Dreimonatsfrist entfällt also für Fahrt- und Übernachtungskosten. Nur für Verpflegungspauschbeträge gilt weiterhin die Dreimonatsfrist.
Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten
Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, zu verstehen.
Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.
Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können folgende pauschalen Kilometersätze je gefahrenen Kilometer höchstens angesetzt werden:
- 0,30 € für einen Kraftwagen plus 0,02 € als Mitnahmeentschädigung für jede weitere Person
- 0,13 € für ein Motorrad (oder Motorroller) plus 0,01 € bei Mitnahme einer Person
- 0,08 € für ein Moped (oder Mofa)
- 0,05 € für ein Fahrrad
Der Ansatz eines Gesamtkostenanteils (Anteil der Dienstfahrten an den Gesamtfahrten) oder eines errechneten Kilometersatzes (Gesamtkosten/Gesamtkilometer) ist ebenfalls möglich jedoch ungebräuchlich wegen des Aufwandes.
Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten
Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält. In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.
Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.
Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden (§ 4 Abs.5 Nr.5 EStG):
| Dauer der Abwesenheit | Pauschbetrag |
|---|---|
| 24 Stunden | 24 Euro |
| mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro |
| mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro |
Ausführliche Informationen zu Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten
Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen (R 9.7 LStR).
Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen
- in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Hotelrechnung), oder
- bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro pro Übernachtung.
Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Arbeitsverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich (bzw. teilweise unentgeltlich) zur Verfügung gestellt wurde.
Die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge ist auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 LStR).
Reisenebenkosten bei Auswärtstätigkeiten
Reisenebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit noch entstehen. Darunter fallen z. B. Kosten für Taxi- oder Mietwagenbenutzung, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Kosten für Ferngespräche oder die Aufgabe eines Telegramms, Porto, Kosten für eine Garage, Parkplatzgebühren, Straßenbenutzungsgebühren und Reparaturkosten am Pkw infolge eines Unfalls.
Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
Reisenebenkosten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber erstattet werden.
Auslandsreisekosten
Bei Auslandsreisen können die Fahrtkosten, Flugkosten und die Nebenkosten ebenso wie bei Inlandsreisen in der nachgewiesenen Höhe lohnsteuerfrei ersetzt werden. Benutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug, gelten die gleichen Kilometersätze wie bei Inlandsreisen.
Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.
Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.
Beträge für 2010 (gelten auch für 2011)
Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.
Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Doppelte Haushaltsführung
Bis einschließlich 2007 ging eine Dienstreise mit auswärtiger Übernachtung nach Ablauf von drei Monaten regelmäßig in eine doppelte Haushaltsführung über. Das gilt ab 2008 nicht mehr.
Nach §9 Abs. 1 Nr. 5 EStG liegt eine doppelte Haushaltsführung nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Ortes beschäftigt ist, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält und auch am auswärtigen Beschäftigungsort übernachtet.
Eine doppelte Haushaltsführung wird sowohl bei Verheirateten als auch bei Ledigen nur dann steuerlich berücksichtigt, wenn sie beruflich veranlasst ist. Eine berufliche Veranlassung liegt immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer eine Zweitwohnung am neuen Beschäftigungsort wegen einer Versetzung, wegen eines Arbeitgeberwechsels oder wegen der erstmaligen Begründung eines Arbeitsverhältnisses bezieht.
Wenn ein verheirateter Arbeitnehmer außerhalb des Wohnortes seiner Familie beschäftigt ist, und am Beschäftigungsort übernachtet, so führt er immer einen doppelten Haushalt.
Ein lediger Arbeitnehmer muss mit seiner Unterschrift versichern, dass er neben seiner Zweitwohnung am neuen Beschäftigungsort auch einen eigenen Hausstand am bisherigen Beschäftigungsort unterhält. Wenn der Arbeitgeber diese Erklärung bekommen hat (und als Beleg zum Lohnkonto nimmt), können für den ledigen Arbeitnehmer dieselben steuerfreien Beträge gezahlt werden, wie für einen verheirateten Arbeitnehmer.
Wenn die oben aufgeführten Voraussetzungen für eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vorliegen, können folgende Beträge steuerfrei gezahlt werden:
- Verpflegungsmehraufwendungen (nur für die ersten 3 Monate)
- Kosten der Unterkunft (Übernachtungen)
- Kosten für die erste und letzte Fahrt
- Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt (Familienheimfahrt bzw. Wochenendheimfahrt)
Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung
Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.
Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:
| Dauer der Abwesenheit | Pauschbetrag |
|---|---|
| 24 Stunden | 24 Euro |
| mindestens 14 Stunden aber weniger als 24 Stunden | 12 Euro |
| mindestens 8 Stunden aber weniger als 14 Stunden | 6 Euro |
Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.
Kosten der Unterkunft (Übernachtungen) bei doppelter Haushaltsführung
Die aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder bis zur Höhe eines Pauschbetrages ersetzen.
- in den ersten 3 Monaten können pauschal 20 € je Übernachtung steuerfrei gezahlt werden
- nach den ersten 3 Monaten können pauschal nur noch 5 € je Übernachtung steuerfrei gezahlt werden (gilt zeitlich unbegrenzt; die früher geltende Zweijahresfrist ist weggefallen)
Die Pauschbeträge dürfen durch den Arbeitgeber nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung nicht in einer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt gestellten Unterkunft erfolgt.
Werden die notwendigen Kosten der Unterbringung in der nachgewiesenen Höhe anstelle der Pauschbeträge steuerfrei
ersetzt, gibt es laut Bundesfinanzhof eine Obergrenze.
Nach einem Urteil des Bundesfinanzhof sind Unterkunftskosten am Beschäftigungsort notwendig (i.S. von
§9 Abs.1 Nr.5 EStG), wenn sie den
Durchschnittsmietzins einer 60 qm-Wohnung am Beschäftigungsort nicht überschreiten.
Kosten für die erste und letzte Fahrt bei doppelter Haushaltsführung
Die tatsächlichen Fahrkosten für die erste Fahrt zum neuen Beschäftigungsort und für die letzte Fahrt vom Beschäftigungsort zum Wohnort (eigener Hausstand) können steuerfrei ersetzt werden.
Wenn der Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug benutzt, können die für Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten geltenden Kilometersätze steuerfrei gezahlt werden. Das wären bei einem PKW 0,30 € pro gefahrenen Kilometer.
Bei Erbringung der entsprechenden Nachweise können auch die höheren tatsächlichen Kosten steuerfrei gezahlt werden.
Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung entsteht für diese Fahrten kein geldwerter Vorteil.
Die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten.
Kosten für eine wöchentliche Heimfahrt bei doppelter Haushaltsführung
Für diese Fahrten gilt die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer. Das ist die Obergrenze für eine steuerfreie Erstattung dieser Fahrkosten.
Die Entfernungspauschale gilt nicht für Flugstrecken. Maßgebend bei Flügen sind nur die tatsächlich angefallenen Flugkosten.
Hat der Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Nutzung entsteht für diese Fahrten (eine wöchentliche Heimfahrt) kein geldwerter Vorteil.
Für jede weitere wöchentliche Heimfahrt entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser ist mit 0,002% des Bruttolistenpreises
je Fahrt und Entfernungskilometer anzusetzen.