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Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, gehören als Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn (Lohnsteuer-Richtlinien 2011 R 19.6). Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt und deren Wert 40 Euro nicht überschreitet (sog. Arbeitsessen).
BFH-Urteil vom 04.08.1994 (VI R 61/92)
Auszug:
Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber außerhalb von herkömmlichen Betriebsveranstaltungen führt in der Regel zu einem Zufluß von Arbeitslohn. Bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz kann ausnahmsweise der Belohnungscharakter verneint werden, wenn die unentgeltliche Überlassung des Essens der Beschleunigung des Arbeitsablaufs dient und dies für den Arbeitgeber von erheblicher Wichtigkeit ist. Weitere Voraussetzung ist, daß das Essen einfach und nicht aufwendig ist.
Ein ca. zehnmal jährlich stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Arbeitnehmern (leitenden Angestellten) zu einem Zufluß von Arbeitslohn. Dieser Arbeitslohn kann gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerbefreit sein.
Damit führen Arbeitsessen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchgeführt werden, häufig zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Die Überlassung der Mahlzeiten darf keinen belohnenden Charakter haben.
Zur Vereinfachung der Bewertung von Sachbezügen gibt es im § 8 Abs. 2 EStG eine Kleinbetragsregelung, die die Bagatellvorteile aus Sachbezügen, nicht der Lohnsteuer unterwirft. Unabhängig davon, ob es sich um eine Zuwendung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers oder um Annehmlichkeiten handelt, unterliegen die Vorteile aus Sachbezügen nicht der Lohnsteuer, wenn der geldwerte Vorteil im Monat insgesamt nicht über 44 € (inkl. USt) liegt.
Damit besteht die Möglichkeit, die Arbeitnehmer monatlich mit einem Essen im Wert von 44 € zu belohnen.
Für freie Verpflegung gelten Sachbezugswerte.
Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber freie Verpflegung, so ist der entsprechende Sachbezugswert der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.
Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verbilligte Verpflegung, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem entsprechenden Sachbezugswert und dem gezahlten Entgelt der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.
Ausführliche Informationen zu Sachbezugswerten
Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer erhält freie Verpflegung.
Der entsprechende Sachbezugswert beträgt im Jahr 2011 217 € pro Monat. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat.
Würde der Arbeitnehmer für die freie Verpflegung 100 € bezahlen müssen, würde der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil nur 117 € betragen.
Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung im Betrieb, ist die Bewertung mit den Sachbezugswerten ohne weitere Voraussetzung möglich.
Beispiel 2:
Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine für 1,50 € Mittag essen, so beträgt der geldwerte Vorteil im Jahr 2011 pro Essensteilnehmer und Tag 1,33 € (2,83 € ist der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen im Jahr 2011).
Dieser Betrag ist dem Steuer- und SV-Brutto hinzuzurechnen oder kann vom Arbeitgeber mit 25% pauschaliert werden. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung nicht im Betrieb, sondern in einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung gelten Besonderheiten.
Gibt der Arbeitgeber Essensmarken oder Restaurantschecks aus, die von einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung in Zahlung genommen werden, darf der Sachbezugswert nur dann zur Bewertung herangezogen werden, wenn der Verrechnungswert der Essensmarke den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt. Das ist also eine wertmäßige Begrenzung der Essensmarke auf:
| Jahr | Sachbezugswert für ein Mittagessen | Wertmäßige Begrenzung der Essensmarke |
|---|---|---|
| 2009 | 2,73 € | 5,83 € (2,73 € + 3,10 €) |
| 2010 | 2,80 € | 5,90 € (2,80 € + 3,10 €) |
| 2011 | 2,83 € | 5,93 € (2,83 € + 3,10 €) |
Damit der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert und nicht mit dem ausgewiesenen Verrechnungswert angesetzt werden kann, gelten folgende weitere Voraussetzungen:
Ist der Verrechnungswert der Essensmarke größer als 5,93 € (2011), so ist die Bewertung mit dem Sachbezugswert ausgeschlossen. Eine Pauschalierung mit 25% durch den Arbeitgeber ist ebenfalls ausgeschlossen. Wenn also der Verrechnungswert 8 € betragen würde, sind diese 8 € pro Mahlzeit der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil. Der Betrag muss als laufender Arbeitslohn versteuert und verbeitragt werden.